KOMUNIKASI BISNIS
Tugas 3
KELOMPOK 5 :
1. Alfi Syifa
muthia (50214801)
2. Aprilia
putri
(51214462)
3. Dhani
maskuri
(52214907)
4. Laely
hafsyah
(55214959)
5. Mohammad iqbal
(56214799)
6. Mohammad
royhan (5C214896)
7. Vivianti ayu.
R
(5C214105)
Kelas : 2DF01
UNIVERSITAS GUNADARMA
Perencanaan Laporan Bisnis
•
Pengertian dan Jenis Laporan Bisnis
Laporan bisnis adalah presentasi yang direncanakan,
berimbang,objektif, berisi fakta-fakta bisnis yang spesifik dan bertujuan
penting. Laporan ke atas, ditujukan kepada para Penyelia dan Penentu
Kebijakan.Secara horisontal, untuk pemegang saham, pelanggan, masyarakat dan
barangkali kepada Pemerintah. Sedangkan ke bawah,ditujukan bagi para pekerja.
Berisi tentang kejadian, kondisi-kondisi, kualitas, kemajuan, hasil
penyelidikan atau penafsiran dan kesimpulan. Pembuat laporan boleh membantu
penerima agar memahami situasi bisnis yang penting, guna penyelesaian tugas
teknis atau operasional atau merencanakan prosedur, memecahkan masalah, dan
membuat keputusan eksekutif.
Jenis-Jenis laporan menurut bentuknya sebagai berikut :
a) Laporan berbentuk formulir
Untuk menulis laporan model ini biasanya telah disiapkan
blangko daftar isian yang diarahkan kepada tujuan yang akan dicapai. Laporan
tersebut bersifat rutin dan seringkali berbentuk angka-angka.
b) Laporan berbentuk surat
Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak yang lain (Caca
Sudarsa dkk., 1991:3). Fungsi utama surat (Finoza, 1991) adalah sebagai alat
komunikasi tulis. Karena tertulis, surat dapat pula berfungsi sebagai:
• Tanda
bukti tertulis
• Alat
pengingat
• Pedoman
untuk bertindak
• Keterangan
keamanan
• Duta/wakil
organisasi
•
Dokumen historis dari suatu kegiatan
Kriteria surat yang baik dengan ciri umum surat yaitu :
1) Menggunakan kertas surat
yang tepat dari segi ukuran, jenis, dan warna sesuai dengan surat yang akan
ditulis;
2) Menggunakan bentuk surat
yang standar;
3) Menggunakan bahasa yang
baku;
4) Menggunakan gaya bahasa
yang lugas;
5) Menggunakan bahasa yang
jelas;
6) Menggunakan bahasa yang
sopan dan hormat;
7) Menyajikan fakta yang benar
dan lengkap
8) Tidak menggunakan
singkatan, kecuali yang lazim dipakai di dalam surat menyurat;
9) Tidak menggunakan kata-kata
sulit dan istilah yang belum memasyarakat
Disamping kesembilan aspek teknis diatas, agar menjadi
penulis surat yang baik, para koresponden harus memenuhi sejumlah persyaratan
lagi yaitu :
1) Mengetahui prosedur surat
menyurat secara umum;
2) Menguasai pemakaian bahasa
tulis dengan baik;
3) Mengetahui seluk-beluk
permasalahan yang akan ditulis;
4) Mengetahui posisi hubungan
antara pengirim dan penerima surat
c) Laporan berbentuk
memorandum (memo) Memorandum atau Memoranda (selanjutnya di sebutmemo atau
memos), adalah suatu formulir yang digunakan untuk menyampaikan pesan internal
baik pesan resmi ataupun pesan pribadi dalam sebuah perusahaan. Biasanya pesan
yang disampaikan dengan menggunakan memo bersifat informal sehingga dapat
digunakan tulisan tangan. Bahasa memo berbeda dengan bahasa surat, yakni
ringkas dan to the point
d) Laporan Berbentuk Naskah
Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat
dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo
pengantar.
•
Bagian Pokok dan Laporan Bisnis
1.
Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada 11 (sebelas) hal yang perlu
dipertimbangkan, yakni:
a. Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta
laporan:
b. Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa
saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis;
c. Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan
sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;
d. Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;
e. Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas
suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis;
f. Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;
g. Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan
dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;
h. Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui
informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus
disampaikan.
i. Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang
memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca
definisi yang kita maksudkan.
j. Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu,
ataupun data yang tersedia.
Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat
digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul
“Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat
dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.
2.
Isi Laporan
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi
laporan.Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting
secara rinci.Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud
penulisan laporan bisnis.Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup
temuan fakta yang penting dan relevan.
3.
Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara
menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan
rekomendasi.Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini
dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan
Rekomendasi.
Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah
sebagai berikut:
1.
Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya
berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan
kerugian;
2.
Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan
pendapat pribadi kita sebagai penulis;
3.
Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan
yang telah dibuat;
4.
Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan
program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab
terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.
•
Pengorganisasian Isi Dalam Laporan Bisnis
a. Pengorganisasian Isi Dalam Laporan Bisnis
Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam
penyusunan isi laporan bisnis, yakni cara deduksi (cara langsung) dan cara
induksi (cara tak langsung).
1.
Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi
terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci.
2.
Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta- fakta yang
ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan, dan
rekomendasi.
b. Penulisan Laporan Singkat
•
Karakterstik Laporan Singkat
Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung
yang relatif sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat
itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua
halaman.
Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu
laporan formal, antara lain:
1.
Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau
kedua.
2.
Grafik untuk lebih menekankan tulisan.
3.
Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
4.
Format memo atau surat.
•
Perencanaan Laporan Singkat
Dalam merencanakan suatu laporan singkat, ada beberapa hal
yang perlu diperhatikan, antara lain audience, tujuan, dan subjek laporan.
Masing-masing elemen akan mempengaruhi format dan panjang, gaya, serta
organisasi suatu laporan. Ada beberapa format laporan yang dapat dipilih
oleh penulis, antara lain :
1.
Preprinted
Bentuk sebelum dicetak pada dasarnya digunakan untuk mengisi
laporan yang kosong. Kebanyakan laporan preprinted relatif pendek, sekitar lima
atau kurang dari lima halaman, dan berkaitan dengan informasi rutin. Contohnya
adalah laporan otoritas.
2.
Surat
Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah
halamannya lima atau kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi.
Laporan tersebut mencakup semua bagian surat, dan dilengkapi dengan judul,
catatan kaki, table, dan gambar.
3.
Memo
Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan
untuk kepentingan pihak intern suatu organisasi. Memo mencakup beberapa hal
berkut : tanggal, kepada, dari, dan subjek.
4.
Manuskrip
Laporan ini terdiri atas beberapa halaman sampai ratusan
halaman yang memerlukan pendekatan formal.Karena panjangnya, format manuskrip
memerlukan lebih banyak komponen baik sebelum teks (prefatory parts) maupun
setelah teks (supplementary parts).
c. Membuat Laporan Bisnis yang Baik
1.
Akurat
Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis
laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal
berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :
1.
Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
2.
Laporkan semua fakta yang relevan.
3.
Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
4.
Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.
5.
Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.
6.
Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.
2.
Keputusan yang Baik
Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak
intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang
membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :
1.
Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
2.
Melihat fakta-fakta yang tersedia.
3.
Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
4.
Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
5.
Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka
menjadi lebih mudah.
6.
Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan
menggunakan format surat, memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal
atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.
1.
Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?
2.
Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
3.
Kapan suatu laporan dibuat?
4.
Ke mana laporan akan dikirim?
5.
Mengapa suatu laporan dibuat?
6.
Bagaimana sikap pembaca?
•
Penulisan Laporan Singkat
suatu laporan yg memiliki sifat netral, tidak memihak,
memiliki tujuan yg jelas dan rencana penyajian fakta kepada seseorang atau
lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Biasanya diminta oleh mereka yang memiliki kewenangan yang
lebih tinggi dan memiliki suatu tujuan tertentu :
§ Untuk memonitor dan mengendalikan operasional
perusahaan.
§ Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan
dan prosedur perusahaan
§ Untuk memenuhi persyaratan2 hukum dan
peraturan2 yg berlaku bagi perusahaan.
§ Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yg
diperlukan baik bagi keperluan internal maupun eksternal
§ Untuk menganalisis informasi dan memberikan
bimbingan bagi pengambilan keputusan atau isu-isu tertentu.
§ Untuk memonitor dan mengendalikan operasional
perusahaan.
§ Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan
dan prosedur perusahaan
§ Untuk memenuhi persyaratan2 hukum dan
peraturan2 yg berlaku bagi perusahaan.
§ Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yg
diperlukan baik bagi keperluan internal maupun eksternal
§ Untuk menganalisis informasi dan memberikan
bimbingan bagi pengambilan keputusan atau isu-isu tertentu.
§ Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka
bisnis baru
§ Laporan bisnis (Business Report)
§ Definisikan masalah,tujuan dan ruang lingkup
§ Pertimbangkan siapa yang akan menerima laporan
§ Menentukan ide atau gagasan
§ Mengumpulkan bahan yang diperlukan.
§ Menganalisis dan menafsirkan data
§ Mengorganisasi data dan mempersiapkan kerangka
akhir
§ Persiapan sebelum menulis laporan bisnis
Kegunaan Penulisan
Laporan Bisnis
-Pemegang
saham
-Dewan
komisaris
-Manajemen
Eksekutif
-Fungsi
Operasional dan Staf
Aliran suatu laporan bisnis
Untuk memberi informasi : Fakta-fakta tanpa menarik
kesimpulan , contoh : laporan triwulan
Untuk Analisis : Menyajikan fakta dengan menafsirkan, contoh
: proposal
Menurut Fungsi
Menurut Frekuensinya :
Laporan berkala : Laporan bulanan,mingguan, semesteran
Laporan khusus : Saat kebutuhan terhadap suatu informasi
muncul.
Menurut kegiatan proyek:
1. Laporan pendahuluan
2. Laporan perkembangan
3. Laporan akhir
Menurut Pelaksanaan pertemuan :
1. Agenda
2. Resolusi
3. Notulen
4. Laporan pertemuan
Menurut Subyeknya:
Suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan pada departemen
mana suatu laporan diperoleh.
Sebagai contoh : laporan akuntansi laporan periklanan,
laporan pengumpulan kredit, laporan asuransi, dsb
Bagian Pokok Laporan Bisnis
· pemberi
kuasa
· lay
out atau rencana presentasi
· Masalah
· Maksud
· Ruang
lingkup
· Metodologi
· sumber2
primer atau sekunder
· latar
belakang
· Definisi
istilah
· Keterbatasan
· rekomendasi
· teks
: Bagian terpanjang dari laporan. Mengembangkan dan membahas hal-hal secara
rinci.
· Penutp
: Rangkuman, Kesimpulan,Rekomendasi, d. Rencana tindakan
•
Membuat Laporan Bisnis Yang Baik
BAGAN LAPORAN BISNIS
Gambaran umum sebuah laporan bisnis terdiri dari beberapa
bagian yaitu pendahuluan, teks, dan penutup.
a. Pendahuluan
Dalam bagian ini terdapat beberaP hal yang perlu untukm
diperhatikan dan merupakan bagian yang akan ditulis.
1.
Pemberi kuasa adalah orang yang meminta laporan
2.
Layout atau rencana presentasi yang berisi apa yang akan dibahas dalam laporan
bisnis.
3.
Masalah yang biasanya diletakkan pada awal-awal pendajuluan sebelum maksud dan
tujuan.
4.
Maksud penulisan laporan bisnis harus nampak dalam bagian pendahuluan, terdiri
dari tujuan , misi, strategi, atau sasaran.
5.
Ruang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan untuk
sebuah laporan bisnis.
6.
Metodologi menyangkut pada cara pengumpulan data atau informasi.
7.
Sumber-sumber primer atau sekunder yang meliputi antara lain publikasi, catatan
perusahaan, surat , memo, hasil wawancara karyawan, dan sebagainya.
8.
Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti perlu juga dimasukkan, agar
memperoleh gambaran menyeluruh dan pemahaman yang jelas terhadap pokok bahasan.
9.
Definisi istilah perlu dicantumkan agar tidak terjadi salah penafsiran,
manakala di gunakan definisi atau istilah-istilah yang tidak umum ayau lazim.
10.
Keterbatasan seperti dana, waktu, biaya, asisten peneliti, atau data yang
tersedia.
11.
Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan dalam suatu
laporan bisnis.
b. Teks
Bagian ini berisi inti dari laporan bisnis yang dibuat dan
merupakan bagian yang terpanjang dalam laporan tersebut.Pada bagian ini dibahas
dan dikembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Disamping itu, bagaian ini
akan membantu dalam mencapai tujuan atau maksud penulisan laporan bisnis.
Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting
dan relevan serta membuang hal-hal yang tidak diperlukan serta yang tidak
relevan dengan maksud penulisan laporan bisnis tersebut.
c. Penutup
Bagian ini berfungsi unruk merangkum laporan yang sudah
dibuat secara menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau memberikan
rekomendasi.Pengambilan kesimpulan akhir haruslah didasari oleh isi dari
laporan bisnis yang dibuat, tidak memasukan hal-hal yang ttidak dibahas pada
bagian sebelumnya. Biasanya pada bagian ini terdapat beberapa sub bagian antara
lain :
•
Rangkuman, merupakan ringkasan pembahasan secara menyeluruh.
•
Kesimpulan, berisim evaluasi fakta-fakta dan data-data yang dibahas, tanpa
memasukkan pendapat pribadi.
•
Rekomendasi. merupakan saran suatu program tindakan yang didasarkan pada
kesimpulan yang telah dibuat.
•
Rencana tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu
pelaksanaan, anggaran yang diperlukan, serta orang-orang yang bertanggung jawab
terhadap kegiatan bisnis yang dilakukan.
2.
Presentasi Bisnis
•
Persiapan Dasar Presentasi Bisnis
Ada Delapan Langkah Persiapan Presentasi Bisnis
•
Langkah Pertama: Sesuaikan topik bahasan dan tentukan sasaran presentasi yang
jelas dan spesifik
•
Langkah Kedua: Kenalilah pendengar (audiences) Anda. Presentasi bisnis yang
dilakukan harus serealistis mungkin dari sisi pendengar.Analisis pendengar
perlu dilakukan sehingga Anda dapat mengetahui siapa pendengar Anda, seberapa
besar minat mereka terhadap presentasi ini, seberapa besar pengetahuan mereka
tentang topik presentasi ini. Dan apa yang mereka harapkan dari Anda selaku
penyaji.
•
Langkah Ketiga: Kumpulkan informasi dan materi presentasi. Pengumpulan
informasi dan materi presentasi berarti menentukan apa dan seberapa besar
materi yang akan dipresentasikan. Pengumpulan dan pemilihan informasi harus
disesuaikan dengan sasaran presentasi dan pendengar Anda.
•
Langkah Keempat: Mengorganisasi bahan presentasi. Setiap presentasi terdiri
dari tiga bagian besar yaitu introduksi, inti dan kesimpulan.Masing-masing dari
bagian ini harus secara matang disiapkan sebagai satu kesatuan.
•
Langkah Kelima: Siapkan alat bantu audio visual yang sesuai. Alat bantu audio
visual merupakan faktor penunjang dalam presentasi Anda. Siapkan sejak awal.
Penggunaan alat bantu yang efektif akan memiliki pengaruh positif atas
presentasi dan Anda lebih mudah berinteraksi dengan pendengar.
•
Langkah Keenam: Persiapkan lingkungan presentasi. Tempat dan kondisi di mana
Anda akan melakukan presentasi sangat berpengaruh atas keberhasilan presentasi.
Anda perlu mengenali lingkungan presentasi : ruang presentasi yang akan
digunakan, tata letak ruangan, kebersihan, fasilitas yang tersedia, dan
sebagainya. Sesuaikan lokasi dan tata letak ruang dengan sasaran presentasi
Anda.
•
Langkah Ketujuh: Berlatih sesering mungkin. Anda diharapkan untuk berlatih
sesering mungkin.Latihlah suara Anda dengan mengatur intonasi, volume dan
kecepatan suara.Perhatikan sikap dan bahasa tubuh Anda.Kembangkan teknik
presentasi yang efektif. Dengan semakin banyak berlatih Anda diharapkan akan
lebih santai dan penuh keyakinan diri pada saat melakukan presentasi.
Langkah Kedelapan: Perhatikan penampilan Anda. Sebagai
penyaji, Anda akan menjadi pusat perhatian selama presentasi berlangsung.
Perhatikan penampilan Anda . Berpakaian rapih, berpenampilan bersih dan
bersikap wajar tetapi sopan akan membuat pendengar semakin berminat untuk
mendegarkan presentasi Anda.
•
Penggunaan Alat Bantu Dalam Presentasi
Alat bantu presentasi bisnis cukup banyak variasinya, mulai
dari alat bantu presentasi yang konvensional sampai dengan yang modern atau
kontemporer. Sebelum menggunakan alat bantu presentasi tersebut, sudah
selayaknya apabila seorang pembicara memiliku kemampuan teknis operasional dan
melakukan pemeriksaan sebelum alat bantu presentasi bisnis tersebut digunakan
demi suksesnya suatu presentasi bisnis.
Alat bantu dalam presentasi, yaitu :
1.
Papan Tulis Hitam dan Putih (BlackBoard and WhiteBoard)
2.
Flip Chart
3.
OHP
4.
Slide
5.
Papan Tulis Elektronik
6.
Video Cassette Recorder (VCR)
7.
Panel LCD Projector
Menganalisa audience
Terkait dengan analisis ini, ada empat strategi yang bisa
Anda kembangkan.
1. Melakukan analisis pribadi
Langkah ini adalah titik awal untuk analisis audiens Anda.
Anda harus dapat memperkirakan sendiri tentang audiens Anda.
Di sini Anda dapat memulainya dengan melihat dalam kegiatan apa Anda melakukan
presentasi. Karena biasanya orang-orang yang hadir adalah orang-orang yang ada
keterkaitan dengan kegiatan tersebut.
Jika dalam analisis ini muncul kesenjangan, artinya ada
beberapa hal yang belum Anda ketahui. Ini dapat menjadi target sisa kegiatan
analisis audiens Anda. Jadi kegiatan analisis Anda akan jauh lebih efektif dan
efisien.
2. Wawancara dengan panitia penyelenggara
Wawancara dengan panitia penyelenggara dapat Anda lakukan
apabila Anda menjadi presenter yang diundang untuk berbicara dalam sebuah
kegiatan. Misalnya kegiatan seminar, pelatihan, kuliah umum atau yang lain.
Untuk melaksanakan wawancara Anda bisa membuat janji untuk bertemu dengan
panitia, jika mungkin.Atau bisa juga menghubungi mereka menggunakan kontak
telefon.
3. Wawancara dengan audiens
Jika Anda memiliki akses untuk berkomunikasi dengan beberapa
audiens, Anda dapat memanfaatkan ini untuk menggali informasi tentang diri
mereka .Tidak harus semua audiens, cukup 2 atau tiga orang dari audiens Anda.
Meskipun ini tidak dapat memberikan keterangan tentang semua audiens yang akan
hadir. Namun ini tetap akan berguna bagi untuk mempersiapkan presentasi
Anda.
Jika wawancara ini tidak mungkin untuk Anda lakukan jauh hari sebelum
presentasi, Anda bisa memanfaatkan waktu menjelang atau ketika kegiatan
presentasi mau dilakukan. Dalam hal ini Anda memang tidak dapat membuat
perubahan besar untuk konten Anda.tetapi Anda dapat menggunakan beberapa kata
kunci atau frase untuk beradaptasi dengan audiens Anda.
Supaya dapat memanfaatkan ini dengan baik sebaiknya Anda
datang lebih awal, sehingga Anda punya waktu untuk menyapa audiens serta
berinteraksi dengan mereka.
4. Lakukan pengamatan selama presentasi
Strategi ini dapat Anda lakukan selama proses presentasi
berlangsung. Ini memang tidak akan merubah apapun dari presentasi Anda, namun
ini akan membantu Anda untuk presentasi berikutnya.
Sebagai contoh, dalam setiap presentasi pelatihan yang saya
lakukan, saya selalu mencatat pertanyaan-pertanyaan spesifik dari audiens.
Pertanyaan-pertanyaan tersebut membantu saya mengetahui bagian mana dari materi
yang perlu saya tambah, saya kurangi dan saya tekankan.Kemudian dari
pengetahuan ini saya dapat meningkatkan kualitas presentasi saya untuk
pelatihan selanjutnya.
Ini dapat Anda lakukan untuk presentasi Anda, meskipun
audiens Anda akan berbeda, namun jika topik yang Anda sampaikan masih sama cara
ini akan memberikan sesuatu yang berharga untuk presentasi Anda selanjutnya.
PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN PESAN BISNIS
PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE
Untuk
mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar
pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal
tersebut dapat dilakukan dengan cara :
1.
Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar
bagi setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang
lemah, tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta
yang ada.
Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka
outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan
adanya outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian
yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk
mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan
efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan
transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator.
Susunan suatu outline secra garis besar dapat digolongkan ke
dalam tiga golongan, antara lain :
a.
Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam
menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke
dalam dua hal yaitu : keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan
memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus
melakukan dan memikirkannya.
b.
Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam
mendukung ide-ide pokok.
c.
Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat
disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik.
Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dan tidak
semudah menulis pesan– pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti
penulisan surat kepada orang tua, saudara, atau teman akrab.
Maka dari itu dalam menulis surat-surat bisnis yang baik
diperlukan proses pemikiran dan tenaga dan waktu yang cukup. Akan berbahaya
apabila penyampaian pesan – pesan bisnis cenderung dilakukan secara
asal-asalan atau ceroboh, baik dalam sisi substansi isi pesan mupun format
penulisan.
Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya, pesan-pesan bisnis
mencakup pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan
secara lisan.
1.
Pesan – pesan Bisnis Tertulis.
A. Mengedit isi dan cara pengorganisasiannya
Pada face awal pengeditan, perlu perhatian secara seksama
terutama pada pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan – pesan tersebut
mempunyai pengruh besar terhadap audiens. Perhatikan bahwa pembuka surat atau
memo haruslah relevan, menarik, dan memberikan reaksi pada pembacanya. Untuk
pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama mencakup subjek, maksud,
dan organisasi bahan.
B. Mengedit mekanik atau teknis penulisan
Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya
penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik
atau teknis penulisan suatu pesan – pesan bisnis yang mencakup antara lain:
1) Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai
dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik.
2) Penggunaan kapitalisasi secara tepat (perhatikan
kata-kata yang harus ditulis dengan huruf kapital).
3) Penulisan tanda baca secara benar (perhatikan penggunaan
tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya, dan tanda seru).
4) Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna
suatu kalimat dapat dipahami dengan mudah.
5) Perhatikan pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu
kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan – pesan bisnis yng telah
disampaikan.
C. Mengedit format dan layout
Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis
adalahmengedit format atau layout secara keseluruhan.Di samping melakukan
penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan – kesalahan tulis, dan tanda
baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja. Jika format
penulisannya menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas
yang digunakan berkualitas baik, audiens anda akan senang membacanya.
2.
Pesan – pesan bisnis lisan
Sebagaimana pesan – pesan bisnis yang disampaikan secara
tertulis, pesan– pesan bisnis yang disampaikan secara lisan pun memerlukan
pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya, sehingga suatu
pesan bisnis dapat dipahami audiens dengan baik. Perlu dilakukan kegiatan
pengeditan yang mencakup antara lain:
a. Substansi pesan
Mengedit substansi pesan yang akan disampaikan kepada
audiens
b. Pengorganisasian pesan
Mencakup 3 poin penting, yaitu:
1) Pembuka (misalnya, salam pembuka,
perkenalan diri)
2) Penyampaian substansi pesan (misalnya,
pengntar pesan dilanjutkan dengan substansi pesan.
3) Penutup (misalnya: kesimpulan, saran,
rekomendasi, implikasi).
c. Gaya Bahasa
Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan – pesan
bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis
karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton.
Pemilihan Kata Yang Tepat
Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada
audiens sangat penting.Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah
pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan
hal-hal berikut:
1.
Pilihlah kata yang sudah familiar
Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui
latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap
audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan –
pesan bisnis.
2.
Pilihlah kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami
oleh audiens.Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang
baik dan benar.
3.
Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran
yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud
dari pesan-pesan bisnis.
Membuat Kalimat Yang Efektif
Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu
kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan.Diketahui bahwa dalam setiap
kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat
akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan
topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata
benda.
1.
Tiga jenis kalimat
a) Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan
predikat.Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek
baik langsung maupun tidak langsung.
b) Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan
tidak mempunyai klausa dependen.Klausa independen merupakan lausa yang dapat
berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen
adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa
yang utuh.
c) Kalimat kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu
atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.
2.
Cara mengembangkan paragraf
Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf,
pendekatan induktif dan pendekatan deduktif.Pendekatan induktif dimulai dengan
berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif
dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara
mengembangkan paragraf:
a). Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu
ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.
b). Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan
persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.
c). Pembahasan Sebab-Akibat
Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok
bahasan tertentu.
d). Klasifikasi
Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan
penerima pesan.Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau
terfokus.
e). Pembahasan Pemecahan Masalah
Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan
bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu
organisasi
Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan
terlalu panjang.Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau
gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci
sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas
Komunikasi Lisan dan Negosiasi
A. Komunikasi Lisan dalam Rapat
Di dalam pertemuan dan rapat setiap peserta harus menyadari
posisinya dalam forum tersebut. Tiap peserta hendaknya:
- Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung
jawab.
- Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi
aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.
- Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsive
namun tidak emosional.
- Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana
dan adil namun tidak kehilangan pendirian.
- Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya
debat serta tidak berbicara bertele-tele.
B. Komunikasi Lisan dalam Wawancara
Wawancara pada dasarnya adalah obrolan biasa, hanya saja
dengan topik tertentu, dan ada pihak yang lebih dominan bertanya (pewawancara)
dan pihak lain dominan menjawab, menjelaskan, atau memberi informasi
(narasumber). Wawancara sangat penting dalam penelitian kualitatif, karena ia
merupakan sarana atau teknik pengumpulan data/informasi. Setiap pengumpulan
data kualitatif hampir selalu membutuhkan wawancara dengan sumber informasi,
misalnya saksi mata, pelaku, pengamat, korban dan sebagainya.Wawancara adalah
salah satu teknik meliput, selain terjun langsung ke lapangan atau tempat
kejadian peristiwa dan studi literatur atau studi kepustakaan.Etika dalam
wawancara di antaranya adalah, (1) sebutkan/perkenalkan identitas diri, (2)
jelaskan tujuan wawancara, (3) datang tepat waktu, konfirmasi bila terlambat,
dan (4) menghormati permintaan responden, buat secara tertulis. Sikap dalam
wawancara yang perlu diperhatikan:
1. Fokus pada lawan bicara.
2. Fokus pada pembicaraan.
3. Tidak boleh memotong pembicaraan.
4. Gunakan volume suara yang baik (berbicara tidak terlalu
keras).
5. Sabar.
6. Lakukan verifikasi jika ada kekurangan.
7. Jangan menyakiti hati responden.
8. Hindari bahasa menggurui responden.
9. Hindari kata-kata kasar (kotor).
10. Bersikap ramah.
11. Hindari sikap rakus.
12. Hidari tatapan yang menyelidik/melotot/clingak-clinguk.
13. Ucapkan terima kasih.
C. Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi
Sebagai mana kita sering mendengar negosiasi diartikan
sebagai proses yang melibatkan upaya seseorang untuk merubah atau tidak merubah
sikap dan perilaku orang lain. Sedangkan pengertian yang lebih terinci
menunjukkan bahwa negosiasi merupakan proses untuk mencapai kesepakatan yang
menyangkut kepentingan timabal balik dari pihak-pihak dengan sikap, sudut
pandang, dan kepentingan-kepentingan yang berbeda satu sama lain. Negosiasi,
baik yang dilakukan oleh seorang pribadi dengan pribadi lainnya, maupun
negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau antar pemerintah), senantiasa
melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar belakang berbeda dalam hal wawasan,
cara berpikir, corak perasaan, sikap dan pola perilaku, serta kepentingan dan
nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya negosiasi perlu dilihat dari konteks
antar budaya dari pihak yang mela-kukan negosiasi, dalam artian perlu
komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar belakng, pola pemi-kiran, dan
karakteristik masing-masing, serta kemudian berusaha untuk saling menyesuaikan
diri.
Agar dalam berkomunikasi lebih efektif dan mengena sasaran
dalam negosiasi bisnis harus dilaksanakan dengan melalui beberapa tahap yakni:
1. Fact-finding, mengumpulkan fakta-fakta atau data yang
berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebelum melakukan negosiasi.
2. Planning/rencana, sebelum bernegosiasi/berbicara susunlah
dalam garis besar pesan yang hendak disampaikan. Berdasarkan kerangka topik
yang hendak dibicarakan rincilah hasil yang diharapkan akan teraih. Berdasarkan
pengenalan Anda terhadap lawan tersebut, perkirakan/bayangkan kemungkinan
reaksi penerima pesan/lawan berbicara terhadap apa yang Anda katakan.
3. Penyampaian, lakukan negosiasi/sampaikan pesan dalam
bahasa lawan/si penerima. Usahakan gunakan istilah khas yang biasa dipakai oleh
lawan negosiasi kita.Pilihlah kata-kata yang mencerminkan citra yang spesifik
dan nyata.Hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang disampaikan.
4. Umpan balik, negosiator harus menguasai bahasa tubuh
pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat prilaku
mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengaggguk setuju.
Umpan balik dapat untuk mengetahui samakah makna yang disampaikan dengan yang
ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.
5. Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan
berkomunikasi/negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu
menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.
Meskipun pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik,
bukan berarti hasil yang diharapkan akan diperoleh sesuai dengan yang
direncanakan semula. Yang sering terjadi justru perbedaan pandangan terhadap
cara penyelesaian masalah antara pemberi dan penerima pesan. Sehingga
diperlukan pembicaraan lebih lanjut, yang memerlukan perjuangan tersendiri bagi
pengirim pesan dalam menyampaikan dan memenangkan pendapatnya.
Kalau terjadi adu pendapat antara negosiator dengan pihak
lawan maka timbul dorongan untuk menang.Keinginan untuk menang di satu sisi
dengan mengabaikan kekalahan dipihak lainnya, biasanya sulit tercapai.Untuk itu
digunakan strategi menang-menang (win-win solution). Artinya ada sebagian
keinginan kita yang dikorbankan dengan mengharapkan pihak lawan juga akan
mengorbankan hal yang sama, sehingga kesepakatan di antara kedua belah pihak
dapat tercapai.
Komunikasi dalam Tulisan
Penulisan Kabar atau Berita
Dasar penulisan berita;
mengumpulkan informasi/ Data
fakta-fakta mengenai suatu kejadian agar dapat menjawab
pertanyaan siapa, apa, bilamana, di mana, kenapa, bagaimana, (dalam bahasa inggris
5W + 1H = Who, What, When, Where, Why, How).
gaya menulis berita yang lazim disebut gaya penulisan
piramida terbalik.
Unsur berita yang paling kuat ditulis sebagai pembukaan
(lead, teras, intro).
Aspek peristiwa terpenting itu disebut juga point of maximal
interest (titik perhatian maksimal – TPM), tujuannya merebut perhatian pembaca
agar segera tertarik membaca berita itu.
Rangkaian paragraf berikutnya berisi aspek peristiwa lainnya
yang mendukung atau lebih merinci TPM, yang semakin ke bawah semakin kurang
penting ibarat mengikuti gaya bangunan atau struktur piramida terbalik.
Penulisan Pesan-Pesan Persuasif
Persuasi adalah suatu usaha untuk mengubah sikap,
kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan.persuasi yang
efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan di dalam suatu cara
yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan
membuat mereka setuju. Di dalam suatu organisasi.seseorang yang menulis
pesan-pesan persuasif dimaksudkan untuk menjual ide/gagasan kepada orang lain,
memberi saran agar prosedur operasional lebih efisien, mengumpulkan suatu
dukungan untuk kegiatan tertentu, dan dalam kaitannya dengan permohonan bantuan
dana bagi pembiayaan suatu proyek tertentu.
Selain untuk kepentingan internal organisasi, penyampaian
pesan-pesan persuasif juga digunakan untuk kepentingan eksternal, misalnya
permintaan atau informasi yang bersifat menyenangkan, atau kegiatan untuk
mendapatkan dana dan kerja sama. Pesan-pesan persuasive dimulai dengan melakukan
analisis sudiens, mempertimbangkan perbedaan budaya, dan memilih pendekatan
langsung atau tidak langsung.
Korespondensi (Surat Menyurat)
Surat adalah sarana komunikasi tertulis yang disampaikan
oleh suatu pihak kepada pihak lain. Melalui surat, kita dapat menyampaikan
informasi penting kepada orang lain, sebagai alat bukti tertulis, alat untuk
mengingat-ingat, alat bukti historis, dan untuk pedoman kerja. Dilihat dari
segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat dapat dikelompokkan ke dalam tiga jenis,
yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat bisnis.Surat pribadi umumnya tidak
memiliki suatu standar penulisan yang baku. Sedangkan surat dinas dan surat
bisnis, umumnya harus mengikuti kaidah-kaidah bahasa.
Bagian-bagian penting dalam surat:kepala surat, tanggal,
nomor, lampiran, hal, alamat yang dituju, salam pembuka, paragraph pembuka,
paragraph isi, paragraph penutup, salam penutup, tanda tangan, nama terang,
tembusan, dan inisial.
Bentuk-bentuk surat:
(1) bentuk lurus penuh
(2) bentuk setengah lurus
(3) bentuk lurus
(4) bentuk bertekuk
(5) bentuk paragraph menggantung.
Secara umum, bahasa yang digunakan dalam dunia korespondensi
mencakup tiga hal yaitu:
(1) pilihlah kata-kata yang sudah dikenal
(2) kata-kata yang lazim
(3) pilihlah kata-kata secara cermat.
DAFTAR PUSTAKA
Purwanto, Djoko. (2003). Komunikasi Bisnis (page 2.).
Jakarta: Erlangga.
Purwanto, Djoko. (2011). Komunikasi Bisnis (page 4.).
Jakarta: Erlangga.
Nasution, Sazli., Drs. (n.d.). Teknis Membuat Berita dan
Press Release. Retrieved May 11, 2016, from https://www.google.co.id/urlsa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=8&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjSsYDypdLMAhVHtpQKHTovDbUQFghYMAc&url=http://sumut.kemenag.go.id/file/file/TEKNISMEMBUATBERITADANPRESSRELEASE/kurg1330936704.pdf&usg=AFQjCNHUAUPQoXIp0P2fShvcHLLm21m-cw&sig2=IwZlhTOUYjwpVg9_mCjz6A&bvm=bv.121658157,d.dGo
Nawangsari, Sri. (1997). Komunikasi Bisnis. Jakarta:
Gunadarma.
Yuliantri, R. A., M.Pd. (n.d.). Etika dan Komunikasi
Wawancara. Retrieved May 11, 2016, from https://www.google.co.id/urlsa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwiRw5L4p9LMAhVFHJQKHbxbDogQFggiMAE&url=http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Rhoma%20Dwi%20Aria%20Yuliantri,%20S.Pd.,%20M.Pd./Etika%20dan%20Komunikasi%20Wawancara.pdf&usg=AFQjCNE0VTrtKdAo1RhDQvxkYZE6uyi2rQ&sig2=5iQm79N-PjyMgN9Sig3oIw
Ristianti, N. S. (n.d.). Wawancara dan Penggalian Informasi
secara Lisan. Retrieved May 11, 2016, from http://www.academia.edu/9457366/kuliah_teknik_komunikasi_wawancara
Anom, Erman., MM. (n.d.). Komunikasi dalam Negosiasi Bisnis.
Retrieved May 11, 2016, from http://www.esaunggul.ac.id/article/komunikasi-dalam-negosiasi-bisnis/
 2. Aprilia putri (...){kind=link}
0 komentar:
Posting Komentar